Motion 1: Ökad transparens och reglering av styrelsearvoden
Bakgrund: Medlemmarna i BRF Sjötungan har idag ingen insyn i hur styrelsearvodet fördelas mellan ledamöterna. Det framgår också att delar av styrelsen nekas denna information vid förfrågan. Detta försvårar för medlemmarna att bedöma rimligheten i arvodet och hur arbetet i styrelsen utförs. Vidare upplevs det totala styrelsearvodet som för högt i förhållande till föreningens ekonomiska läge.
Förslag till beslut:
- Styrelsen skall årligen redovisa hur styrelsearvodet fördelas mellan ledamöterna. Detta ska presenteras i årsredovisningen.
- Ingen enskild styrelseledamot får tilldelas mer än 25% av det totala styrelsearvodet.
- Styrelsearvodet halveras från och med kommande verksamhetsår för att minska kostnader och stärka föreningens ekonomi.
- Styrelseledamöternas nedlagda arbetstid dokumenteras och rapporteras öppet inom styrelsen.
Motion 2: Förbättrad ekonomisk transparens
Bakgrund: Medlemmarna har idag begränsad insyn i föreningens kostnader. Årsredovisningen visar endast sammanslagna poster, vilket gör det svårt att förstå vad som faktiskt ingår i exempelvis "reparationer & underhåll", "administration" eller "konsultkostnader".
Förslag till beslut:
- Styrelsen ska ange total kostnad per leverantör i årsredovisningen. Uppgifter om enskilda firmor redovisas endast kategoriserat enligt gällande GDPR-regler.
- Styrelsen ska specificera i årsredovisningen vad som ingår i samtliga poster, t.ex. reparationer, konsultkostnader och administration, samt ange kostnad för respektive del.
Motion 3: Effektivisering av trädgårdsskötsel med mätbar kostnadsminskning
Bakgrund: Föreningen betalar idag ett fast pris på över 1 miljon SEK för trädgårdsskötsel per år. Personalen är på plats trots att att det många gånger tillsynes inte finns behov och närvarar även under helger, vilket tyder på att avtalet kan vara ekonomiskt ofördelaktigt.
Förslag till beslut:
- Ett nytt upphandlingsunderlag tas fram där även mindre entreprenörer kan lämna anbud.
- Minska föreningens kostnad för trädgårdsarbetet med minst 30% jämfört med dagens nivå.
- Styrelsen redovisar tydligt hur den nya lösningen uppfyller kravet på minskad kostnad.
Motion 4: Förbättrad kontroll och inventering av föreningens lokaler och parkeringsytor
Bakgrund: Det saknas en tillförlitlig och uppdaterad förteckning över föreningens lokaler, deras skick och nyttjandegrad. Det gäller även parkeringsytor. Detta leder till bristande kontroll över möjliga inkomstkällor.
Förslag till beslut:
- Styrelsen genomför en fullständig inventering av föreningens lokaler och parkeringsytor, inklusive beläggningsgrad.
- En plan tas fram för att öka intäkterna från lokaler och parkeringar, exempelvis genom förbättrad uthyrning eller ny användning.
- En uppdaterad lista över tillgängliga förråd, lokaler och parkeringsplatser publiceras för medlemmar.
Motion 5: Förnyelse av styrelsen
Bakgrund: Styrelsen har under flera år visat brister i kommunikation, transparens och ledarskap, vilket har påverkat medlemmarnas förtroende negativt. Under ordförande [Förnamn Efternamn] ledning har styrelsen, inklusive styrelseledamot [Förnamn Efternamn], fattat beslut utan att engagera medlemmarna eller motivera besluten. [Förnamn Efternamn] valdes dessutom in via valberedningen trots egen medverkan, vilket strider mot god föreningspraxis. Dessa omständigheter har begränsat medlemsinflytandet markant och minskat förtroendet för styrelsens arbete.
Förslag till beslut:
- Nuvarande ordförande Lukas Sveman och styrelseledamot Joachim Holmberg avgår för att möjliggöra en nödvändig förnyelse i styrelsen.
- Nuvarande vice ordförande tillträder som ny ordförande.
- De avgående styrelsemedlemmarna ges 30 dagar att överlämna pågående arbete och ansvar till vice ordförande och övriga styrelsen.
- Föreningen genomför val av två nya styrelseledamöter för att återställa styrelsens fulla bemanning.
- Styrelsen ska efter överlämningen genomföra en regelbunden översyn av arbetsfördelning och ansvar, med fokus på att stärka kommunikation, transparens och ledarskap.