Motioner - BRF Sjötungan

Motion 1: Ökad transparens och reglering av styrelsearvoden

Bakgrund:

Medlemmarna i BRF Sjötungan har idag ingen insyn i hur styrelsearvodet fördelas mellan ledamöterna. Endast styrelseordföranden och revisor känner till fördelningen. Detta försvårar för medlemmarna att bedöma rimligheten i arvodet och hur arbetet i styrelsen utförs. Vidare upplevs det totala styrelsearvodet som för högt i förhållande till föreningens ekonomiska läge.

Förslag till beslut:

• Styrelsen årligen redovisar hur styrelsearvodet fördelas mellan ledamöterna samt på vilka grunder fördelningen skett.
• Ingen enskild styrelseledamot får tilldelas mer än 25% av det totala styrelsearvodet.
• Styrelsearvodet halveras från nuvarande nivå för att minska kostnader och stärka föreningens ekonomi.
• Styrelseledamöternas nedlagda arbetstid dokumenteras och rapporteras öppet inom styrelsen.
• Outnyttjat arvode återgår till föreningen vid verksamhetsårets slut.
• Antalet styrelseledamöter ska vara ojämnt för att möjliggöra tydliga majoritetsbeslut.

Motion 2: Förbättrad kontroll och inventering av föreningens lokaler

Bakgrund:

Det saknas en tillförlitlig och uppdaterad förteckning över föreningens lokaler, deras skick, hyresgäster och nyttjandegrad. Detta leder till bristande kontroll över eventuella inkomstbringande ytor.

Förslag till beslut:

• Styrelsen genomför en fullständig inventering av föreningens lokaler och gemensamma utrymmen.
• Styrelsen ska upprätthålla en månadsvis uppdaterad inventarielista för samtliga förråd tillgängliga för medlemmar och revisor.
• Tomma eller underutnyttjade lokaler utvärderas för möjlig uthyrning för att stärka föreningens ekonomi.

Motion 3: Förbättrad ekonomisk transparens och kostnadskontroll

Bakgrund:

Medlemmarna har idag begränsad insyn i föreningens kostnader. Resultatrapporterna visar endast sammanslagna poster, vilket gör det svårt att förstå vad som faktiskt ingår i exempelvis "reparationer", "administration" eller "konsultkostnader".

Förslag till beslut:

• Styrelsen årligen redovisar en fördjupad analys av de största kostnadsposterna i resultatrapporten.
• Rapporten ska specificera vad som ingår i samtliga poster, t.ex. reparationer, konsultkostnader och administration.
• Den fördjupade redovisningen görs tillgänglig för samtliga medlemmar i samband med årsredovisningen.
• Månadsvis presenteras en förenklad redovisning av kostnader för tätare uppföljning.
• Medlemmar ges möjlighet att lämna förbättringsförslag för att sänka kostnader.
• Medlemmar ska ha full insyn i inköpta och upphandlade tjänster/avtal mot leverantörer.

Motion 5: Bättre uppföljning av reparations- och underhållskostnader

Bakgrund:

Idag saknas en strukturerad uppföljning av återkommande kostnader, exempelvis för reparationer i samma port eller på samma utrustning. Detta kan leda till att fel åtgärdas flera gånger utan att en permanent lösning övervägs.

Förslag till beslut:

• Styrelsen inför projekthantering per port, där samtliga åtgärder och kostnader kopplas till specifik adress eller objekt.
• Uppföljningen används som beslutsunderlag för framtida reparationer eller byten.
• Rapportering sker månadsvis till revisor och medlemmarna.

Motion 6: Effektivisering av trädgårds- och fastighetsskötsel

Bakgrund:

Föreningen betalar idag ett fast pris till HSB för trädgårds- och fastighetsskötsel. Personalen är ofta på plats även under helger, vilket tyder på att avtalet kan vara ekonomiskt ofördelaktigt. Kostnaderna upplevs som höga och transparensen i avtalet är obefintlig.

Förslag till beslut:

• Styrelsen ser över nuvarande avtal för trädgårds- och fastighetsskötsel.
• Förfrågningsunderlag tas fram på nytt, där även mindre entreprenörer ges möjlighet att lämna anbud.
• Föreningen utreder alternativ till fastprisavtal, såsom löpande timpris, för att minska kostnaderna.
• Medlemmar kan ta del av förfrågningsunderlaget för insyn i upphandlingsprocessen.
• Medlemmar får ta del av slutgiltigt avtal.
• Vid upphandlingar ska styrelsen presentera motivering till valet av leverantör samt varför andra leverantörer valdes bort.

Motion 7: Långsiktig ekonomisk planering och energieffektivitet

Bakgrund:

Föreningen saknar en tydlig långsiktig underhållsplan samt strategi för energieffektivisering. Detta försvårar ekonomisk planering och riskerar att viktiga åtgärder skjuts upp eller blir dyrare i längden.

Förslag till beslut:

• Styrelsen upprättar en uppdaterad underhållsplan som sträcker sig minst 10 år framåt och är öppen för medlemmar.
• Planen ska inkludera prioriteringsordning, kostnadsestimat och tidsplan.
• Styrelsen utreder och föreslår energieffektiviserande åtgärder, t.ex. sänkning av värmeförbrukning, optimering av ventilation och belysning.
• Resultatet presenteras skriftligen för medlemmarna årligen i samband med årsredovisningen.

Motion 8: Förnyelse av styrelsen

Bakgrund:

För att stärka förtroendet för styrelsen och säkerställa en effektiv ledning av föreningens angelägenheter är det nödvändigt att styrelsen består av personer som har medlemmarnas tillit och engagemang för föreningens bästa.

Förslag till beslut:

• Två nuvarande styrelseledamöter, [namn på de två berörda personerna], avsätts vid nästa årsstämma.
• Nya styrelseledamöter väljs med tydligt mandat och förtroende från medlemmarna.
• Styrelsen upprätthåller regelbunden översyn av arbetsfördelning, transparens och förtroendekapital för samtliga ledamöter.